Kassensysteme GoDB-konform und zugelassen im Rahmen der KassenSichV

Ein modernes Kassensystem, besteht aus einer computerbasierte Lösung und bietet eine Vielzahl an Funktionen rund um das Kassieren und Abrechnen. Unsere Kassensysteme bestehen aus verschiedenen Hard- und Software-Komponenten.

Kassen-Hardware

Je nach Einsatzzweck in der Gastronomie, im Einzelhandel oder anderen Dienstleistungsbranchen, können Kassensysteme beispielsweise als Touchscreen-Kassen oder mobile Kassen zum Einsatz kommen. Diese Systeme sind individuell erweiterbar und lassen sich durch weitere Geräte wie Barcodescanner, Bondrucker oder Kartenlesegeräte anschließen.

Kassen-Software

Mit der entsprechenden Kassensoftware können Produkte und deren Preise verwaltet werden. Die Software verbucht Zahlungsein- und -ausgänge, vereinfacht das Kassieren und lässt Sie stets einen Überblick über Ihre Umsätze behalten.

Die Software erstellt automatisch ein Kassenbuch und gibt Ihnen einen schnellen Überlick über den Warenbestand. Alle Daten lassen sich in Zahlen und Diagrammen darstellen.

Brauchen Sie ein Kassensystem?

Ganz gleich, ob Sie ein Möbelfachgeschäft, einen Friseursalon, einen Blumenladen oder ein Lokal betreiben - jedes Unternehmen mit Bargeldverkehr benötigt in der Praxis zumindest ein Kassenbuch. Das ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber absolut sinnvoll. Doch nicht jedes Unternehmen braucht auch zwingend ein Kassensystem. Ob es Ihrem Fall nötig ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Grundsätzlich finden Kassensysteme vornehmlich im Einzelhandel und der Gastronomie Anwendung. Dort gibt es jedoch Unterschiede: Der Handel ist nämlich nur dann davon betroffen, wenn dieser stationär betrieben wird; wer hingegen einen Online-Shop hat und seine Zahlungen z.B. via Lastschrift oder PayPal erhält, benötigt kein Kassensystem. In der Gastronomie haben sich moderne Kassensysteme bereits lange etabliert. Und nicht nur das: zunehmend mehr Unternehmer nutzen auch Mobile Payment, um ihren Kunden so noch ein besseres und serviceorientiertes Kauferlebnis zu bescheren. Mobiles Bezahlen ist nämlich für Kunden sowie aber auch für Unternehmer, vor allem im Einzelhandel, extrem simpel und effizient. Dem Kunden wird die Möglichkeit geboten ohne langes Anstehen an der Kasse und ohne Geldbeutel zu zahlen. Der Unternehmer profitiert so von Impulskäufen und zufriedenen Kunden.

Welche Funktionen sind bei einem Kassensystem hilfreich für Ihren Alltag?

Neben der Erfüllung gesetzlicher Vorschriften sind die technischen Funktionen von Kassensystemen mindestens genauso wichtig. Dazu zählen:

• Korrekte Erstellung von Rechnungen
• Kundenverwaltung
• Warenwirtschaft
• Bestellmanagement
• Onlineshop-Integration
• Automatisierte Kassenbucherstellung
• Kartenzahlung und mobile Payment

Kassensysteme und Finanzamt: Darauf müssen Sie achten

Neben vielen Vorteilen wie der flexiblen Nutzung, dem erweiterten Funktionsumfang, der erleichterten Buchhaltung etc., zieht ein elektronisches Kassensystem auch Verpflichtungen nach sich.

Laut GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind seit 2017 nur Kassensysteme zulässig, die sämtliche steuerrelevante Daten elektronisch erfassen, speichern und digital aufbewahren können. So können beispielsweise Belege des Tagesabschlusses nicht mehr in Papierform aufbewahrt werden. Betriebsprüfungen durch das Finanzamt sollen so einfacher durchgeführt und Manipulation bei Jahresabschlüssen verhindert werden können.

Folgende Dinge sind für eine Steuerprüfung von Relevanz:

• Speicherung von Stornobuchungen und Retouren
• Dokumentation und Speicherung von Entnahmen
• Speicherung der Zahlungsmethode
• Auflistung von Einzelpositionen
• Speicherung von Tagesabschlussauswertungen
• Ausgabe von "Z-Bons" über die Tagessumme

Zu beachten ist, dass egal welches Kassensystem Sie wählen, dies muss die vorgenommenen Buchungen für eine Zeitdauer von 10 Jahren speichern können.